Przy organizacji systemu dla sygnalistów podmiot organizujący go musi odpowiedzieć sobie z góry na parę kluczowych pytań co do samego systemu.
Jak ma wyglądać kanał zgłoszeń?
Procedury zgłoszeń wewnętrznych będą musiały określać kanały zgłoszeń dla sygnalistów, czyli możliwości składania, w sposób bezpieczny, zgłoszenia o naruszeniach prawa. Jest to jedna z podstawowych decyzji, jakie pracodawcy będą musieli podjąć, budując system dla sygnalistów.
Ustawowym minimum w kwestii formy kanału zgłoszeń jest wybór między zgłoszeniami ustnymi i pisemnymi (albo przyjęcie ich obu). Praktyka rynkowa (tak polska w zakresie systemów dla sygnalistów wdrożonych dotąd w polskich firmach mimo braku ustawy, jak i zagraniczna) polega natomiast na szerokim stosowaniu kanałów elektronicznych, tj. specjalnych platform do składania zgłoszeń i utrzymywania kontaktu między sygnalistą a jego organizacją.
Każda z tych form ma swoje wady i zalety, każda też w różnym stopniu nadaje się do zaimplementowania w konkretnej firmie.
Przyjęcie ustnej metody zgłoszeń (bezpośrednia rozmowa albo kontakt telefoniczny, czy też kontakt poprzez komunikatory) wydaje się właściwe dla takich organizacji, w których utrudnione jest korzystanie z aplikacji internetowych lub w których słaba jest kultura pisemnej komunikacji. Pracodawcy decydujący się na ustny kanał dla sygnalistów muszą jednak wziąć pod uwagę to, że powinni jakoś utrwalać (protokołować) treść zgłoszenia.
Metoda pisemna wydaje się w tym zakresie łatwiejsza tak dla sygnalisty, jak i dla pracodawcy. Może ona polegać na wrzucaniu zgłoszeń do specjalnych skrzynek, albo też na przyjęciu tradycyjnej drogi korespondencyjnej (wysłanie listu pocztą).
Realną opcją jest stworzenie internetowego kanału zgłoszeń, który w perspektywie lat będzie dominującą formą kontaktu dla sygnalistów. W grę wchodzi tu zarówno przyjęcie zasady korespondencji e-mailowej, jak i udostępnienie specjalnej platformy internetowej. Działające na rynku rozwiązania są bardzo rozbudowane, spełniają nie tylko wymogi ustawy o sygnalistach, ale dają też możliwości zaawansowanego zarządzania procesem odbioru zgłoszenia, jego procedowania i prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Kto w firmie ma odpowiadać za system dla sygnalistów?
To pytanie bywa retoryczne w przypadku dużych organizacji, w ramach których utworzone są działy compliance, zatrudniające compliance officerów, wykonujących już w zasadzie w pełni ukształtowany zawód osoby zajmującej się zgodnością działalności firmy z prawem. W sposób naturalny te osoby przejmują rolę organizatorów i prowadzących w systemach dla sygnalistów w dużych organizacjach. Natomiast w mniejszych firmach, w których nie wykształciły się jeszcze takie struktury, rolę przyjmującego zgłoszenie i organizującego postępowanie wyjaśniające, przejmują zwykle działy prawne, czy też działy HR (te ostatnie zwłaszcza w tym firmach, w których w zakres zgłoszeń włączone są sprawy pracownicze, mimo braku wymogu ustawowego).
Czy nie lepiej outsourcować system dla sygnalistów?
Ustawa zawiera aż trzy różne mechanizmy zlecenia obowiązków w zakresie systemu sygnalistów na zewnątrz. Wybór jednego z nich zależy po pierwsze od tego, czy system ma być wspólny dla grupy firm, czy też nie, a po drugie, jakie elementy systemu chce się zlecić na zewnątrz.
Pierwsza metoda to wspólna procedura zgłoszeń i wspólny kanał zgłoszeń dla grup kapitałowych. Jedyne, co pozostaje przy poszczególnych spółkach, to obowiązek prowadzenia osobnego rejestru zgłoszeń oraz obowiązki wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.
Druga metoda to typowy outsourcing obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury. W tym zakresie rozwija się sektor usług, z którego wiele podmiotów już korzysta.
Trzecia metoda – i od razu powiemy, zupełnie nieatrakcyjna – to tzw. umowa koordynacyjna. Mogą ją zawrzeć obce wobec siebie firmy prywatne, małe i średniej wielkości, które ustalą wspólne zasady przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego. Nie wiadomo, jakie szczególne zalety miałaby mieć taka „spółdzielnia”. Z pewnością powoduje to szereg komplikacji, jak np. w kwestii poufności informacji (nie tylko o sygnalistach, ale i o pracodawcach), czy też względy konkurencyjności firm.
Podsumowując, możliwość zlecenia części obsługi zgłoszeń na zewnątrz, w różnych odmianach proponowanych przez ustawę, jest niewątpliwie godna uwagi przy podejmowaniu decyzji o kształcie i funkcjonalności systemu sygnalistów.
Jakie zgłoszenia?
Polska ustawa zawiera zamknięty katalog siedemnastu kategorii spraw, których mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalistów. Natomiast niektórzy pracodawcy mogą stanąć przed dylematem rozszerzenia tego zakresu. Typowym przykładem są sprawy pracownicze, które w toku prac nad ustawą przez moment miały być włączone do katalogu zgłoszeń, a które ostatecznie nie znalazły się w nim.
Powody do rozważenia tej kwestii mogą być dwojakiego rodzaju. Włączenie jakiejś sfery niewymienionej przez polską ustawę może być wynikiem standardu obowiązującego w grupie międzynarodowej której polska firma jest częścią. Może to też wynikać z polityki samej firmy, która z uwagi na przykład na standardy ESG, chce świadomie rozszerzać zakres spraw, mogących być przedmiotem inicjatywy sygnalistów. Z takich względów niektórzy pracodawcy decydują się na przykład na włączenie w katalog zgłoszeń spraw pracowniczych o dużym ciężarze gatunkowym, jak mobbing, czy molestowanie.
Czy przyjmować anonimy?
Pracodawca ma prawo wyboru, czy przyjmować zgłoszenia anonimowe.
Decyzja co do przyjmowania albo nieprzyjmowania anonimów nie jest wbrew pozorom prosta. W pierwszym odruchu wielu menedżerów odrzuca tę możliwość z uwagi na to, że anonimy z natury mogą być mniej wiarygodne, a ponadto, jak wskazuje praktyka innych krajów, mogą prowadzić do przeciążenia kanału zgłoszeń, w tym sporą liczbą błahych informacji.
Z drugiej jednak strony trzeba pamiętać o tym, że niektórzy „potencjalni” sygnaliści nie powiadomią swojej organizacji pod swoim nazwiskiem o poważnym naruszeniu prawa tylko z tego powodu, że właśnie z uwagi na powagę tej sprawy będą obawiali się o swoje bezpieczeństwo. To zaś może obniżyć efektywność systemu zgłoszeń.
Dlatego wartym rozważenia w kwestii anonimów jest np. ich dopuszczenie w niektórych, najbardziej kluczowych dla pracodawcy sprawach. Innym rozwiązaniem jest warunkowe przyjęcie anonimu, to jest zdecydowanie o jego dalszym procedowaniu w zależności od tego, jakiej wagi zawiera informację lub jak wydaje się przy wstępnej analizie wiarygodny.
Czy i jak połączyć nowy system zgłoszeń z już obowiązującym
Niektórzy pracodawcy już wcześniej stosowali systemy zgłoszeń dla sygnalistów, wdrażane na przestrzeni lat na podstawie przepisów sektorowych. Są to np. spółki publiczne, banki, firmy audytorskie, fundusze inwestycyjne, giełdy energii, pośrednicy ubezpieczeniowi, operatorzy pocztowi, czy też instytucje kredytowe.
Ustawa o ochronie sygnalistów nic nie zmieniła w tych szczególnych regulacjach sektorowych (one po prostu równolegle obowiązują). Zatem pracodawcy z tych branż stoją przed podjęciem decyzji co do tego, jak będą realizować nowe obowiązki, to jest w dużym uproszczeniu, czy utworzą nowe systemy zgłoszeń zgodne z ustawą i odrębne od już istniejących, czy też zintegrują je.
Metod działania jest wiele i zależą one zarówno od konkretnej regulacji sektorowej (inna jest sytuacja banku, a inna galerii sztuki), jak i od tego, jaki model docelowy będzie właściwy dla danej firmy. Możliwe pole rozwiązań rozciąga się tu od utrzymywania odrębnych systemów (rozwiązanie drogie, ale umożliwiające łatwe wykazanie, że przestrzega się konkretnych, różnych regulacji) do wypracowania jednego systemu (rozwiązanie trudne przy wdrożeniu, ale bardziej czytelne dla potencjalnych sygnalistów).