Każdy podmiot współpracujący z co najmniej 50 osobami ma obowiązek udostępnienia kanału zgłoszeń, za pośrednictwem którego sygnaliści będą mogli informować o naruszeniach prawa.
Ustawa o ochronie sygnalistów mówi, że „sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (…) obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie”. Oznacza to, że wystarczy udostępnić choćby jeden taki kanał.
Ustawa nie wymienia tak oczywistej formy kanału, jaką jest platforma internetowa dla sygnalistów (forma elektroniczna kanału, którą można właściwie zaliczyć do form pisemnych). Wydaje się jednak, że właśnie takie platformy będą z czasem dominującą formą kanałów zgłoszeń z uwagi na ich wygodę, łatwość ochrony danych i automatyzację procesów.
Decyzja o formie kanału zgłoszeń musi uwzględniać specyfikę zatrudnienia w danym podmiocie. W firmach współpracujących z white-collars sprawdzi się platforma internetowa, a w podmiotach zatrudniających blue-collars linia telefoniczna. Trzeba też wziąć pod uwagę względy kosztowe, organizacyjne i wymogi ustawy w zakresie poufności danych osobowych.
Zgłoszenia ustne
Zgłoszenia ustne mogą być dokonywane w bezpośrednim kontakcie, np. w czasie spotkania z osobą wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń, jak też w rozmowie telefonicznej. Ciekawą opcją jest udostępnienie sygnalistom możliwości zostawienia nagrania na specjalnej linii telefonicznej.
W przypadku zgłoszeń składanych w trakcie osobistych spotkań procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in., w jaki sposób sygnalista może umówić takie spotkanie, czy też w jakim czasie zostanie mu wyznaczony termin takiego spotkania.
Ponieważ nadrzędną wartością każdego systemu whistleblowingowego jest poufność gwarantowana sygnaliście, możliwość dokonania zgłoszenia w czasie spotkania powinna obejmować również warunki służące dyskrecji rozmowy. W grę powinny wchodzić np. spotkania po godzinach pracy, spotkania poza zakładem pracy, spotkania zdalne, czy też zapewnianie sygnaliście odpowiedniego usprawiedliwienia wobec jego przełożonego, jeżeli spotkanie miałoby się odbyć w godzinach pracy.
Zorganizowanie kanału zgłoszeń w formie linii telefonicznej jest z jednej strony bardziej przyjaznym rozwiązaniem z uwagi na komfort sygnalisty (wymóg poufności, brak fizycznego kontaktu z rozmówcą), z drugiej jednak wymaga zapewnienia dostępności osób przyjmujących zgłoszenia w rozsądnych granicach czasowych. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in., w jakie dni oraz w jakich godzinach osoba dyżurująca pod wskazanym numerem telefonu będzie dostępna. Zalecaną praktyką jest udostępnienie linii telefonicznej w sposób ciągły (każdego dnia), z ewentualnym ograniczeniem czasowym (np. od godzin popołudniowych do godzin wieczornych).
Zgłoszenia ustne podlegają rejestracji, czy to w formie protokołu ze spotkania bezpośredniego albo z rozmowy telefonicznej, czy też nagrania spotkania, albo rozmowy. W tym drugim przypadku niezbędna jest zgoda sygnalisty.
W firmach zatrudniających cudzoziemców ważną umiejętnością osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń (czy to w trakcie spotkania, czy też rozmowy telefonicznej) jest znajomość języka obcego.
Tradycyjne zgłoszenia na piśmie
Zgłoszenia pisemne to takie składane bezpośrednio w zakładzie pracy albo przesyłane pocztą.
W pierwszym przypadku ważna jest metoda zbierania zgłoszeń oraz forma ich ustrukturyzowania. Z uwagi na wymóg poufności najlepszym wyjściem jest udostępnienie bezpiecznej skrzynki podawczej, zlokalizowanej w takim miejscu, w którym możliwe będzie dyskretne wrzucenie wiadomości na kartce. Powinno być to miejsce nieobjęte monitoringiem wizyjnym i takie, w którym nie przebywają stale inne osoby. Dobrym przykładem może być umieszczenie skrzynki w szatni pracowniczej. Co do struktury zgłoszeń, to z uwagi na to, że ustawa wymaga od podmiotu przyjmującego zgłoszenia, aby postępował z nimi w określonym porządku i w określonych terminach, warto udostępnić potencjalnym sygnalistom formularze zawierające pola do wypełnienia wszelkimi informacjami, sprzyjającymi sprawnemu procedowaniu zgłoszenia.
Zgłoszenia składane w drodze tradycyjnej korespondencji są łatwiejszą dla podmiotu zobowiązanego formą z uwagi na zapewnienie poufności sygnalisty. I tu jednak należy w procedurze określić warunki, jakim musi odpowiadać przesyłka (np. opisanie jej jako „poufna” lub „do rąk własnych Compliance Officer’a”).
Zgłoszenia składane w formie elektronicznej
Najprostszym rozwiązaniem od strony technicznej i kosztowej jest udostępnienie potencjalnym sygnalistom specjalnego adresu e-mailowego, pod którym przyjmowane będą zgłoszenia. Wadą tego rozwiązania jest jednak to, że wiadomości przesyłane z adresów prywatnych mogą nie docierać do podmiotu zobowiązanego z powodu zabezpieczeń stosowanych w danej organizacji jako standardowe zabezpieczenie przed spamem i przestępczością internetową (firewall).
Dlatego lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie ze specjalnej platformy do dokonywania i procesowania zgłoszeń. Na rynku dostępne są różne narzędzia; jednym z nich jest platforma zglaszam.to / Not!fy, oferowana przez DZP COMPLIANCE. Jest to rozwiązanie wypracowane przez prawników i dające w razie potrzeby możliwość wsparcia prawniczego w procedowaniu zgłoszenia od sygnalisty.
Ogromną przewagą zgłoszeń elektronicznych nad ustnymi i pisemnymi jest możliwość pozostawania w kontakcie nawet z anonimowymi sygnalistami. Przyjmowanie zgłoszeń np. przez platformę w dużej mierze upraszcza nie tylko dokonanie samego zgłoszenia, czy też przekazywanie przez sygnalistę dokumentacji, ale również umożliwia ustrukturyzowane postępowania wyjaśniającego zgodnie z wymogami prawnymi. Przykładowo, platforma może służyć jednocześnie jako płaszczyzna komunikacji z sygnalistą i jako obligatoryjny rejestr zgłoszeń. Wreszcie w przypadku tego typu rozwiązań teleinformatycznych zagrożenia związane z naruszeniem poufności tożsamości sygnalisty wydają się, porównując je do pozostałych kanałów, najmniejsze.